LA SIGNATURE ELECTRONIQUE
La signature électronique permet de signer vos documents contractuels de manière numérique avec vos collaborateurs et contacts professionnels depuis tout support informatique (ordinateur, tablette, téléphone). Elle garantit une identification fiable des signataires et l'intégrité des documents signés.
La signature électronique, avec les Solutions PREMIUM, est une nouvelle étape dans votre transformation digitale qui répond efficacement aux nouvelles habitudes de travail plus agiles. Elle permet d'accélérer vos projets de contractualisation de documents légaux, commerciaux, financiers ... que ce soit à distance ou en face à face.
Les Enjeux de la signature ELECTRONIQUE
- Coûts opérationnels de distribution des documents à signer.
- Manque de visibilité sur le fait que les interlocuteurs ont bien signé le document.
- Perte de temps à faire signer physiquement un document par plusieurs personnes.
- Risques de fraude liés à l’identité des signataires.
- Conservation des documents signés pour répondre aux obligations légales et réglementaires.
Aujourd’hui beaucoup de documents et de services sont concerné et peuvent intégrer ce circuit de signature électronique :
- Ressources humaines : contrats de travail, avenants
- Marketing/vente : devis, contrats de vente, CGV
- Communication : devis, droits d’image, contrats de réservation
- Achats/logistique : devis, contrats, bons de livraison
- Administration : accords de confidentialité, procurations, PV d’assemblée
- Financier : conventions, autorisation d’octroi, dérogation
FONCTIONNALITES PRINCIPALES
- Sécurisation du signataire
- Validation de l’identité par la plateforme effective 5 ans.
- Configuration des profils de signatures en fonction du type de documents, du choix du niveau de sécurité, du/des signataire(s) et des personnes à notifier lorsque le document est signé.
- Ajout d’une action de signature dans la complétion d’une tâche de workflow.
- Suivi du statut des signatures en cours et relance lorsqu’elles n’ont pas été complétées.
- Fourniture en automatique des documents signés à tous les signataires.
- Horodatage qualifié conforme au règlement européen eIDAS garantissant la présomption de fiabilité de l’heure et de la date des signatures.
- Fourniture de fichiers de preuves utilisables en cas de litige.
Pourquoi choisir la solution Premium ?
Avoir le module de Signature ELECTRONIQUE intégré à sa plateforme de gestion documentaire permet l’automatisation des processus depuis la création/validation des documents jusqu’à leur conservation à vocation probatoire.
Les bénéfices sont immédiats :
- Gains financiers et retours sur investissement rapides par l’élimination totale du papier
- Traçabilité renforcée par la capacité de visionner en temps réel qui a signé les documents
- Suppression des pertes de temps liées à la communication papier des documents à signer
- Sécurité renforcée des échanges
- Conservation électronique des documents dans le respect du cadre légal
- Flexibilité : idéal en mobilité, accessible depuis une tablette ou un smartphone.
