Mais ça sert à quoi la GED ?

Lors de nos rendez-vous clientèles nous nous apercevons que la notion de GED reste pour beaucoup très floue voire même un peu effrayante! Nous allons alors apporter des réponses aux questions qui reviennent le plus souvent : A quoi ça sert ? et quel est son coût ?

La GED est un outil qui permet de faciliter la gestion administrative des documents. Elle désigne le processus de gestion de l’ensemble du cycle de vie d’un document électronique. On entend par document électronique une image, un fichier son, un fichier texte, etc.. Il englobe l’acquisition du document papier et la création électronique de ce document.

Il faut savoir qu’aujourd’hui plus de 80% de l’information des entreprises est sous la forme de documents.

La GED doit s’adapter à VOS besoins car ceux-ci seront différents selon les services concernés (RH , administratif, commercial …).

Les principaux avantages :

Rendre un document consultable à tout moment c’est de l’information accessible à tout moment et simultanément par l‘ensemble de vos collaborateurs, le gain de temps est considérable.
Vos documents ne circulent plus, ne se perdent plus, personne n’attend son tour pour les consulter,
Consulter vos documents en local, à distance, en mode web, sur tablette et même sur smartphones.
Vous sécurisez l’accès aux documents, ainsi que le stockage,

En résumé, cette solution vous permet d’organisez, de dématérialisez et de centralisez votre production documentaire.

A cette GED nous pouvons rajouter des modules permettant ainsi de d’assurer la gestion de factures clients et de fournisseurs, gestion des congés payés, note de frais…

Venons-en à la partir « coût » ! Quel budget faut-il donc prévoir pour s’offrir une solution GED ?

Sachez qu’à partir de 85€ HT par mois il est tout à fait possible de se procurer un outil de GED. Le tarif exact dépendra surtout de la taille de la structure à équiper ainsi que d’autres paramètres liés à l’intégration du logiciel.