Avec la Gestion Electronique de documents, vous dématérialisez et centralisez l’ensemble de vos documents (commerciaux, techniques, financiers, RH, qualité…).

Vos factures qu'elles soient pour vos clients ou qu’elles viennent de vos fournisseurs, ont vocation à se dématérialiser et à être traitées en automatique.

Dématérialisation de la facture client

A partir de 2023 et selon un calendrier itératif semblable à celui instauré pour la facturation électronique dématérialisée pour les marchés conclus avec l’État et ses sous-traitants, l’ensemble des entreprises devra émettre et recevoir leurs factures au format électronique. Mais au-delà de la simple transmission des factures, il sera nécessaire de se doter d’une solution capable de :

  • Conserver dans le temps des copies fiables de l’ensemble des documents composant une transaction commerciale (devis, bon de commande, bon de livraison, facture, preuve de paiement).
  • Créer un espace d’échange digital entre l’organisation et son écosystème clients/fournisseurs, notamment pour gérer le traitement des réclamations et litiges.
  • Simple d’utilisation et polyvalente, une solution de GED (doté d’un composant Coffre-Fort Électronique) permettra de supporter ces besoins adjacents et de gagner en efficacité.

Les chiffres clés de la dématérialisation des factures

  • 3€ est le coût unitaire du traitement manuel d’une facture au format papier.
  • 10 ans est la durée de conservation minimum des factures clients à des fins probatoires.
  • 01-01-2019: Obligation pour les PME d’utiliser le portail chorus pro.

La démarche de dématérialisation des factures permet de s’affranchir des coûts et contraintes liés à une gestion manuelle papier, tout en renforçant sa conformité avec la législation en vigueur.

Bénéfices clients de la dematerialisation des factures clients

  • Gains financiers et retours sur investissement rapides par l’élimination totale du papier
  • Traçabilité renforcée par la capacité de visionner en temps réel quels clients ont téléchargé leurs factures et la mise en place d’une Piste d’Audit Fiable automatisée
  • Suppression des pertes de temps liées à la recherche et la communication manuelle des pièces justificatives
  • Résolution rapide des litiges et réduction des délais de recouvrement
  • Conservation électronique des factures dans le respect du cadre légal

Dématérialisation Facture Fournisseur

La solution de dématérialisation des factures fournisseurs permet d’automatiser le traitement au format digital des factures d’achat, et ainsi de s’affranchir des contraintes et coûts associés au format papier.

Les chiffres clés

  • 80 % est la part des factures fournisseurs reçues au format papier
  • Entre 13 & 17 € est le coût moyen de traitement manuel d’une facture papier
  • 8.6 est le nombre de jours moyen nécessaire pour la gestion d’une facture de la réception au paiement

La solution de dématérialisation pour votre Gestion Factures Fournisseurs permet de dématérialiser l’ensemble de votre processus de gestion de factures fournisseurs de manière simple et intuitive, quel qu'en soit le format et le volume.

Bénéfices clients de la dématérialisation des factures fournisseurs

  •  Gains financiers et retour sur investissement rapide : diminution des coûts liés à la gestion manuelle, à l’archivage, aux pénalités de retard…
  • Gain de temps : accélération des opérations de rapprochement de devis, de saisie, d’obtention du bon à payer et de classement
  • Amélioration de la fiabilité des processus
  • Traçabilité renforcée via la mise en place d’une Piste d’Audit fiable automatisée
  • Simplification des processus et gestion des factures avec un minimum d’efforts
  • Possibilité pour les collaborateurs du service comptable de se focaliser sur d’autres tâches à valeur ajoutée (relance des impayés, analyse financière...)
  • Amélioration de la relation et satisfaction fournisseurs
  • Conservation électronique des factures dans le respect du cadre légal